Para desarrollar una buena política de compras es necesario analizar, valorar y comparar las ofertas solicitadas una vez que las hayamos recibido.
Hay que evaluar factores como la calidad del producto, el precio, los descuentos, el plazo de entrega, los gastos de transporte, el embalaje, la forma
de pago y otros parámetros como la reputación del proveedor, el servicio que ofrece en caso de reposición, el servicio postventa, etc.
Los pasos a seguir para evaluar y comparar la información recibida son los siguientes:
- Preseleccionar las ofertas recibidas. Para sintetizar el trabajo eliminaremos la oferta del proveedor que no se ajusta a nuestras condiciones principales.
- Completar una ficha para cada proveedor. La ficha debe contener los datos de identificación de la empresa, los productos que puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece.
- Elaborar un cuadro comparativo de ofertas. Este cuadro resumen debe reflejar información sobre aspectos principales como el precio o la calidad.
- Los elementos de selección que se valoran en las ofertas se agrupan en factores económicos, de calidad y de servicio.
- Los factores económicos son precio unitario, descuentos comerciales y rappels; gastos de transporte, embalaje, carga y descarga, etc.
- Los factores de calidad son evaluables cuando la prioridad principal es la calidad del producto, haciendo un estudio sobre las muestras recibidas, las características técnicas, las pruebas de funcionamiento, etc.
- Los factores de servicio comprenden otros aspectos comerciales relacionados directa o indirectamente con el artículo, como el plazo de entrega, el servicio postventa, asistencia técnica y atención al cliente, período de garantía, aceptación del producto en el mercado, etc.
El proceso de valoración de ofertas permite hacer una pre-selección entre los proveedores que transmiten a través de su oferta una imagen de empresa con solidez financiera y productos de calidad.
Análisis de productos y tarifas, relacionados con volúmenes de compra.
Es bueno llevar el control de las compras, no solamente para saber quién nos sirve y cómo, pero también nos ayudará saber qué productos nos salen
más caros y poder abrir nuevas vías de negociación con otros proveedores. Esto sería una gestión del departamento de compras si lo hubiera.
En muchas ocasiones los proveedores nos facilitan la maquinaria necesaria para poner a la venta sus productos, además de cartelería, publicidad,….
También se pueden organizar promociones de producto mediante los proveedores, donde a nosotros nos facilitan el producto gratuito. O también se pueden organizar catas de un producto en especial, un helado, un café, un té,..