Para muchas empresas las fuentes de aprovisionamiento suelen cambiar de temporada en temporada, como es obvio, esta variedad de artículos se obtiene de distintos fabricantes. Por eso, es conveniente llevar, un control de toda la información posible sobre las empresas. Por eso, las condiciones que debe reunir un buen fichero:
- Que las fichas estén ordenadas, bajo un sistema de fácil localización.
- Que exista un duplicado en lugar seguro, para los casos de extravío o hurto.
- Que contenga todos los datos necesarios y rigurosamente actualizados.
La ficha de proveedor es un documento que usa todo el personal de compras, sin ella su trabajo sería poco menos que imposible. El contenido de un ficha de modelo estándar es el siguiente:
- Datos de identificación del proveedor: CIF, dirección completa….
- Artículos que fabrica o comercializa: modelos, tallas….
- Condiciones comerciales: precio, descuentos,….
- Observaciones: aquí se suele anotar el resultado de las pruebas realizadas a las muestras o los informes recibidos.
- Nombre y código del artículo para el cual se han solicitado ofertas y presupuestos.
- Nombre y código de los proveedores preseleccionados, por orden de prioridad.
- La Forma de Pago es el tiempo que transcurre desde que se realiza la compra hasta que se cancela la deuda contraída.
- Hay diferentes formas de pagar a los proveedores en la hostelería y cada empresa debe decidir cuál de ellas es la más adecuada para su empresa y negociarla ya que las diferentes formas tienes ventajas y desventajas.
